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如何用PPT说服世界?

作者:blueyh 来源:未知 日期:2015-8-28 12:22:59 人气: 标签:PPT技巧
导读:首席布道师杨阳老师首先谈到了PPT的价值,他认为简报是可以直接带来巨大收益的,接着就直奔主题,带来了大量的干货。他认为,现在大家做PPT最容易犯的问题主要有…

首席布道师杨阳老师首先谈到了PPT的价值,他认为简报是可以直接带来巨大收益的,接着就直奔主题,带来了大量的干货。他认为,现在大家做PPT最容易犯的问题主要有三点:企划构思缺乏思考力,简报设计缺乏自制力,上台呈现缺乏吸引力。 接下来,杨阳老师分别细化讲解了如何避免这些问题,并针对简报的三大过程分别提出了相应的“黄金法则”。

嘉宾简介

  杨阳是POWER FOR POINT的联合创办人兼首席布道师,主要负责简报定制业务以及品牌行销工作。Young一直专注于互联网、整合传播与商务简报等领域,共同创办了台湾首个以创业募资为主题的简报训练营:PitchCamp。在创立POWER FOR POINT之前,Young在全球最大的中文搜寻引擎百度公司市场部门担任产品推广经理,主要专注于百度社区产品及网页搜索的推广工作,同时还兼任百度学院简报讲师。在此之前,他曾在中国领先的实名制社交平台人人公司从事产品设计与商务拓展等工作,负责人人网重大对外合作专案与客户端合作伙伴的拓展,系人人公司首批认证讲师。此外,Young曾参与过数家新创科技公司的行销与商务工作。Young 目前是台湾经济部与资策会新兴产业加速育成计划特邀简报讲师,全台首个Coworking Space国立政治大学创立方特邀讲师,国立政治大学《创创入门》课程特邀简报讲师。

关于POWER FOR POINT

  POWER FOR POINT是专业的简报沟通顾问机构,2014年创立于台北。提供卓越的商务简报咨询、定制与培训服务,致力于为客户创造富有影响力的简报体验。无论您想获取专业的简报沟通策略,或者定制下个月的重要客户提案,又或者希望参与专业的简报训练课程提升自己与员工的简报技巧,您都能通过POWER FOR POINT为您量身打造独一无二的简报解决方案。我们的顾问拥有多年的两岸简报实务经验,服务过众多知名品牌,能够为您提供卓越的简报顾问服务,提升沟通成效并达成商业愿景。我们的主要客户包括:可口可乐、腾讯、友盟、蚂蜂窝、经理人商学院、商业周刊、Camera360、国立政治大学、玩蟹游戏、天地人文创、台北富邦银行、资策会等。


演讲全文:

杨阳:

  很高兴今天来到极北咖啡,我也是第一次在咖啡馆讲这样一个课程,希望这两个小时能让大家有所收获,接下来的两个小时信息量会很大,全部都是干货,不讲虚的。

  首先做一下自我介绍,我是POWER FOR POINT的联合创始人兼首席布道师,什么是布道师?布道师的概念来自于美国的微软、苹果、谷歌这样的科技公司,最开始是技术布道师,传递的是一种技术的理念,我们把它用在简报沟通的领域。我们提供的是专业的商务简报的咨询和定制的业务,还包括简报培训。我们给友盟、腾讯、Camera360这些公司都做过定制的业务。

  我在萌姐主持的大会里碰到了一位奇人,叫杨众筹,他那天发了一条朋友圈,我的一个朋友看到就截图发给了我,他说年薪100万招聘做PPT的,可以是一个人也可以是两个人分工。看到这个我很高兴,感觉我们的专业还是有价值的。其实还有些人说PPT不止值100万,因为简报是可以带来直接的经济收入的。

  我们今天主要讲三大块,我希望大家听我讲完这两个小时,做PPT的技术会有一个突飞猛进的提高。提一个小的建议,大家可以拍照和记录,但最好不要录像或者录音,因为我们靠这个吃饭的。

【问题】

  首先讲我们在做PPT的时候最常见的一些问题。我们把PPT的全流程分为三个部分,就是企划构思、简报设计以及上台呈现。首先我们来看第一个阶段,在企划构思中我们认为大家最缺乏的就是思考。列如,不思考每次简报的具体情境;不思考简报的核心需求;不重视有效沟通的逻辑结构。接着来看第二个阶段,在简报设计中我们认为大家最缺乏的就是自制力。例如,没有节制地搭配多种色彩;没有节制地排列页面板式;没有节制地堆砌图文内容。最后是第三个阶段,在上台呈现的时候缺乏影响力。列如,开场的时候缺乏吸引力;中场的时候缺乏说服力;结尾的时候缺乏足够的号召力。我们今天将一个个解决大家的这些问题。

  首先我们要讲的,就是Pitch的能力,Pitch就是提案、销售,这是无论创业公司还是大公司的职员都急需补足的一个短板。大家思考一个问题,我们为什么要做简报?最根本最核心的目的是“说服”,就是使听众的态度发生改变,而只有传递价值才能使听众的态度改变。我们每做一个PPT,都要明白对我们的听众而言意味着什么,不要只想着你想表达什么,而要考虑别人想听什么。这里有一个“三明治”法则,就是先讲对方想听的,然后中间插入你想说的,最后再抽出对方想听的。

  第二个就是要有独特的价值主张。需求永远是第一位的,之后才是对策和解决方案。要先提出现在的问题,之后再抛出解决方案。我们把每一次简报都想成一次送礼,首先就要想,我们为什么要送礼,你这次简报的目的是什么;第二是考虑时间点,周一上午和周五下午你的听众想的东西肯定是不同的;第三是考虑地点,不同的设备,不同的场地,不同的情境,沟通策略和简报方法都会不同;最后就是给谁看,对方的需求很重要。对于受众的分析,第一要分析对方的基本情况,判断他是否能听懂你讲的术语;第二是他们为什么会来到这个地方;第三是知道他们在烦恼什么事情,你要提出你的解决方案;第四是你希望他们听完之后会有什么行动,在简报的最后提出来;第五是提前想好他们会怎么样抗拒,预先设想好几个对方拒绝你的理由,并提前想好如何应对;最后是如何与对方做最好的沟通,具体情况具体分析,沟通的方式和策略很重要,考虑对方想听什么。

  第三个是讲说服力,说服力来自于证据,我今天讲四个增强说服力的方法。第一是讲故事,人类喜欢听故事,因为能够产生心灵的共鸣,其实现在好莱坞大片的模式基本都是一样的,我们可以活用那个定式到我们的简报当中;第二是引用,列举一些用过你产品的人的感想;第三是举例,和你们合作的公司或者你做过的案例;第四是数据。面对感性的人,我们要讲情怀,讲故事;面对理性的人,我们要讲逻辑,讲数据。但是人类没有绝对的感性和理性,所以故事和数据要交替进行。

【结构】

  上面是做简报的三大问题,下面我们讲一讲商务简报的黄金结构。做提案有一个标准流程,就是先提出一个问题,然后翻山越岭找到解决方法,最后解决问题。我们建议大家先定大逻辑,再定小逻辑,每一个阶段要有一个小结,总结之前说过的关键点并且提醒听众要进入下一阶段。这里介绍一个万能的模式,就是ANSVA,第一是Attantion,开场吸引注意力;第二是Need,剖析人们的需求;第三是Solution,提出方案解决如何去满足需求;第四是Visualization,具象化用了这个方案后的效果和好处;最后是Action,触发行动。大家以后做简报之前,可以先打开一个word文档,按照以下几项依次列出来:为什么做这次简报、给谁做、在哪做、什么时候做、讲什么、揭示问题、解决方案、能达到的效果,触发行动。再来,第二个黄金模式,叫做puma,美洲豹。这里介绍一本书,叫做《简报Show And Tell》,这是我迄今为止看到的讲结构最好的一本书,目前只有繁体版本。作者认为,所有的简报包含三个要素,就是你的构想、谁来讲、听众是谁,这是我们每一次都要思考的问题,因为你做的简报不一定是你自己来讲的,要考虑到这一点。他还认为有三个重点,首先就是讲真话,当我自己相信自己说的话的时候,才会不紧张,就像有信仰的传教士不会怯场一样;第二是讲故事,让观众更好地理解所讲的内容;第三是抓眼球,视觉化的信息比纯文字信息有更好的留存率和转化率,让别人一目了然。作者认为好的简报是有清楚的逻辑结构的,他提出了“美洲豹”型逻辑结构,其实就是咱们写作文时用过的“凤头、猪肚、豹尾”模式。他将简报的逻辑结构分成了四类,第一种是报告,平铺直叙;第二种是解释,层层递进;第三种是销售、提案;第四种是戏剧型,就是那种好莱坞式的结构。和我们最相关的就是销售和解释,这里有个5分钟极致的版本,比如你在电梯里碰到了大老板,先打个招呼,然后立刻提出问题,用15秒简单地讲出来;再花120秒的时间提出你的解决方案,拿出你的手机给他看你做的视觉化效果;之后再花120秒的时间讲一下市场的前景;最后的120秒讲一下你对未来前景的规划。

【设计】

  下面我们谈一下设计上的黄金法则。礼物需要包装,简报同样需要包装,核心目的就是可以提升价值,一个好的品牌包装可以提高品牌的价值。常见的设计问题有三个,第一是在深色底色上用了深色文字;第二是层级关系不明确;第三是重点信息不突出。好多人做PPT喜欢用目录,其实99%PPT是不需要目录的,因为人们在看电影的时候不会想提前看到剧本大纲的,如果你真的很想使用目录,就把接下来要强化的信息突出处理,其他的全部淡化。我们做PPT要精致,每一页的信息多了,反而显得低端。包装可以向奢侈品学习,奢侈品的海报都是简洁的,只有产品名,品牌文案,还有配图,配图的颜色是黑白的,黑白的配图显出高端。几乎所有的奢侈品配图都是黑白的,有个老摄影师说过,彩色是对现实世界的反映,而黑白是艺术的效果。所以我们要化繁为简,配色的阶段,用且仅用品牌颜色,配上万能的黑白灰。比如蒂芙尼的配色有专用名称,叫蒂芙尼蓝,你只要看到这种颜色,就能想到这个品牌,他们所有的对外宣传都只用这个颜色加上黑白灰。同样的比如可口可乐,对外的只有红色和黑白灰。我们建议大家直接从公司的logo上找答案,找到自己公司logo的色值,RGB的和CMYK的色值,我们做PPT多用到的是RGB的色值。以后所有的产出物都用且只用这款颜色配上万能的黑白灰。我们看到苹果发布会的时候,他的合作厂商所有的logo都做了变白处理,因为苹果的形象就是黑白灰,而且在苹果店里售卖的其他公司的产品,包装会全部改成白色,这就是顶级公司对视觉的重视。下面是我们做过的一些案例。马蜂窝的logo是橙色,所以我们做的时候就只用了橙色;给微信做的只用到了绿色;给Camera360做的只用到了黄色,图片都用的黑白处理,品牌感一下子就出来了。我们要用加法,从空白页开始,只加那些最重要的东西。从今天开始忘掉页码,99%PPT是不需要页码的,就像你去看电影的时候,不会希望下面有个时间进度条告诉你看了多少分钟;忘掉动画,动画会拖慢效率,而且会显得很低端。接下来我们讲一讲字体,苹果之所以风靡全球,除了工业设计、用户体验和市场营销以外,苹果的字体也比安卓的好。乔布斯无意中学过书法课,人生没有弯路,他后来就用到了当时学到的字体的设计。每一款字体都是有生命力的,给受众带来的感觉都是不同的。我们可以从图片素材直接取色,这样搭配起来会显得和谐。建议大家可以多看看电影的海报来学习字体和配色的处理。那么我们做PPT要用什么字体呢,经典的字体是最保险的,用且只用电脑里自带的字体,而且有些字体不能用,比如华文彩云,商务的场合不适合。也尽量避免使用宋体,因为宋体适合印书,打word。在投影效果上,我们用且仅用黑体,或者微软雅黑这样的变体。其他所有的字体,如果不是设计师,不要尝试。而且PPT发给对方之前,最好导成PDF格式,一是可以保证格式不变,二是文件会更小,三是防止对方随意修改你的原文。字体可以加粗,可以改颜色,但是不可以倾斜,记住中文是不可以倾斜的。同一份PPT不要使用三种或三种以上的字体,同一页PPT不要使用两种或两种以上的字体。其实一种字体就足够了,改颜色,改字号,加粗,就有足够多的变形了,基础的字体一样可以做出专业的效果。而且和配色一样,所有的字体都用和logo字体用样的字体。做PPT的时候要提高视觉化的技巧,比如把纵向的结构改成横向的结构,使用icon+title+文案的模式,给人更加深刻的印象。其实大家不关注你PPT做了多少页,有人说越短越好,其实也不是的,我这次做了几百页的PPT,但是大家根本不会感觉到有那么多页,最关键的问题是,每一页只讲一个内容,因为人同时只能做一件事,听你说或者看PPT,如果你的一页PPT不能在3秒钟之内让他们看明白的话,他们就不会听你讲了,全部都去看PPT了,所以内容一定不能放多。素材杂乱会导致整体风格失衡。

  PPT有三大基本原则,图示化、图表化、图标化。时间原因,我只具体讲一下图示化,图示化就是把读一段文字变成看一张图,增强逻辑性和可读性。比如惠普公司的一款笔记本电脑的宣传文案,这段话就是说它可以在合盖的状态下承受85公斤的外力挤压。用设计师的思维,从图形化来说,直接站个人上去就可以了,这就是视觉化的思考方式。关于配图需要注意的,首先就是不要随便拉一个图过来,甚至水印都没有去掉,拉过来还是倾斜的;然后就是背景尽量使用白色,防止图片出现白边;还有要注意引导观众的视线,注意图片和文字的位置。注意要把无意义的冗余的信息都要删掉。这里介绍一个下载icon的网址,icons8.com,你可以设置自己公司logo的颜色,这样搜出来的logo都直接是你设定的颜色,非常方便。修改图片不要改变图片的比例,改变大小可以使用裁剪、缩放。

  下面介绍版式设计的四大黄金法则。版式就是版面的格式。第一是要对齐,使元素建立视觉的联系,厉害的设计会把文字和图片进行对齐,看上去就很舒服;第二是对比,不同的元素就让他们截然不同,活用字号和颜色使它们产生区别;第三是归拢,分类之后同类的要靠近归拢;第四个是重复,增强品牌和视觉效果的一致性,增强统一感。还有不要使用系统自带或者网络流传的模板,我们建议自己制作模板,形成自己的风格,从头到尾就一直用它。还有关于每页的logo,要在每页PPT上要加logo吗?其实是具体情况具体分析,比如小米或者苹果做发布会,那就是不需要的,因为来的人都知道这是什么公司,是什么活动;如果是在商务场合给客户提案的话,最多加两个,封面一个,结尾一个;而如果你是一个创业者,参加一个集体发布会,一共有十个人上去讲,你是第八个来讲的,那么要在每一页都加上logo,这时候突然有个观众进来,他会第一时间知道你讲的是哪一家公司。上场的顺序也很重要,我建议选黄金分割点的位置,第六七个,或者靠近后三分之一位置的,会更有利。如果你的背景图片很复杂,那么有个简单的方法,就是在文字后面加上一个单色块,提升可读性,还可以调整色块的透明度,或者让色块布满整个屏幕,或者直接把图片的亮度调到最低,文字的清晰度就会变高。

【呈现】

  下面我们讲一讲上台。我认为所有人都可以是舞台上的大师,只要够自信。首先是着装,全球通用的一条原则是,永远只比你的观众穿得正式一点点。不要永远穿西装,会给别人造成不自然的感觉,会产生抵制感和距离感。如果你不知道穿什么的时候,就穿黑色的衣服,黑色是万能色,可以和任何颜色搭配。还有就是你可以穿发布的产品或者品牌的颜色。接下来是饮食,我们讲PPT之前要不要吃饭?要的,吃个5分饱就可以,而且不要吃带异味的食物,上台前不要吃甜食,甜食会刺激唾液分泌。大部分人都是没时间练习上台讲PPT的,这里建议大家,要记流程不要背稿子,记住自己要讲哪几个点,中间可以自由发挥。还有就是消除紧张,要自己拿出自己最满意的东西,如果你自己都不相信自己的提案,肯定没办法说服别人相信。还有就是眼神的交流,找一个互相看着顺眼的人讲一段话,然后再找另一个人讲下一段话;如果你很害羞,不敢产生眼神的交流,那么你就可以看最后一排,所有人都会感觉你在看后面的观众,切忌不要低头看地面。最后是站立和走动,尽量要站着讲,会有更好的表达;换下一个话题的时候会从台的一边走到另一边,吸引注意力,引导观众的思维。

【其他】

  除了PPT之外,大家可以尝试一些新的工具。比如用苹果的朋友可以尝试用Keynote;再有如果你翻的一手好墙,可以用Google Slides,我今天的PPT就是用这个做的,它可以实现云同步,不用担心丢失;再有一个就是Prezi,它的动态效果很强,但是不适合面对中老年客户,因为它对中文的支持很差,而且效果太炫了,会让人头晕;第四个就是HAIKU DECK,它可以自动帮你找到一些符合你关键词的背景配图;第五个就是slidebean,你只要把你的文案放上去,然后选择模板,它会帮你做完,而且会给你提供好的结构,你照它的结构写就可以了。

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